रिपोर्ट क्या है और इसकी विशेषताएँ उद्देश्य कार्य और महत्व क्या है
हेलो दोस्तों। कैसे हो आप सब ?
आज हम रिपोर्ट और इसकी विशेषताओं, उद्देश्यों, कार्यों, और महत्व के बारे में समझेंगे।
प्रतिवेदन (Report)
आधुनिक व्यावसायिक संगठनों में रिपोर्ट का बहुत अधिक महत्व है। रिपोर्ट शब्द का प्रयोग विभिन्न अर्थों में किया जाता है। कुछ लोग रिपोर्ट किसी भी सूचना के प्रस्तुतीकरण को रिपोर्ट कहते है। और कुछ लोग इसे सिर्फ औपचारिक प्रस्तुतीकरण ही मानते है।
जबकि रिपोर्ट से अभिप्राय किसी भी व्यावसायिक संगठन के नियोजन, समन्वय, निष्पादन तथा कार्य की सामान्य अवस्था से सम्बंधित तथ्यों को प्रस्तुत करने वाले विवरण से है।
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रिपोर्ट की विशेषताएं (Characteristics of a Report)
रिपोर्ट की निम्नलिखित विशेषताएँ इस प्रकार है :
1. क्रमबद्ध - रिपोर्ट को बड़ी सावधानी और क्रमबद्ध तरीके से बनाया जाता है। सावधानी से बनाई गई रिपोर्ट साधारण रूप से सूचना के आदान प्रदान से सर्वथा अलग है।
2. वस्तुगत - वस्तुगत होने से अभिप्राय है रिपोर्ट का निष्पक्ष होना। रिपोर्ट सत्य की खोज है, उसमे मानवीय पक्षपात नही होना चाहिए।
3. संचार - संचार शब्द का अर्थ विस्तृत है। इसके अंतर्गत संवाद भेजने की सभी विधियां जैसे बोलना, लिखना, रेखांकित करना आदि सभी शामिल की जाती है।
4. तथ्यों की सूचना - किसी भी रिपोर्ट का मूल आधार है तथ्यों सम्बन्धी सूचना। रिपोर्ट तथ्यों सम्बन्धी सूचना घटनाओं, अभिलेखों, आंकड़ो आदि पर आधारित होती है।
5. व्यावसायिक उद्देश्य - सभी प्रकार के रिपोर्ट व्यवसाय सम्बन्धी नही होते। विज्ञान सम्बन्धी अनुसन्धान करने वाले वैज्ञानिक, डॉक्टर, मंत्री, विद्यार्थी और बहुत से अन्य लोग भी रिपोर्ट लिखते है। व्यवसाय सम्बन्धी रिपोर्ट का उद्देश्य है किसी व्यावसायिक उद्देश्य की पूर्ति करना।
रिपोर्ट के उद्देश्य, कार्य या महत्व (Objectives, Functions or Importance of Reports)
रिपोर्ट का मुख्य उद्देश्य या कार्य किसी विषय की पूरी जानकारी एक ही स्थान पर उपलब्ध कराना, उपयुक्त निष्कर्ष निकालना तथा जांच के सम्बंध में सुझावों को प्रस्तुत करना है। रिपोर्ट विवरण के निम्नलिखित उद्देश्य या कार्य है। जिनसे एक व्यवसाय के लिए उनका महत्व स्पष्ट हो जाता है।
1. प्रबन्धकों के कार्य का निष्पादन - रिपोर्ट का उद्देश्य प्रबन्धकों के कार्य निष्पादन को मापना और यह देखना होता है कि इसे किस प्रकार से सुधारा जा सकता है।
2. परिवर्तन का सामना करने में सहायक - प्रत्येक व्यवसाय में व्यावसायिक परिस्थितियां बदलती रहती है रिपोर्ट द्वारा व्यावसायिक परिवर्तनों का विश्लेषण किया जाता है और यह सुझाव दिया जाता है कि किस प्रकार परिवर्तनों का लाभ फर्म को दिलाया जा सकता है।
3.योजना सम्बन्धी सूचना - रिपोर्ट द्वारा संगठन में नियोजन की प्रक्रिया को सहायता मिलती है। इससे योजना सम्बन्धी सूचना प्राप्त होती है।
4. नियंत्रण सम्बन्धी सूचना - व्यवसाय का नियंत्रण करने के लिए रिपोर्ट में कार्य सम्बन्धी सूचना एकत्रित की जाती है और उन्हें उच्च अधिकारियों को भेजा जाता है।
5. समन्वय में सहायता - रिपोर्ट की सहायता से समन्वय का कार्य बहुत अच्छी प्रकार से होता है।
6. सम्पर्क - रिपोर्ट द्वारा अपने ग्राहको, अंशधारियों, ऋणदाताओं तथा सरकार के साथ सम्पर्क बनाया जाता है।
व्यावसायिक रिपोर्टों के मुख्य प्रकार (Types of Business Reports)
1. सूचनात्मक रिपोर्ट - ये रिपोर्ट किसी कार्य के विषय मे तथ्य सम्बन्धी सूचनाएँ प्रस्तुत करती है। ये सूचनाओं के सम्बंध में कोई सुझाव नही देती।
2. विश्लेषणात्मक रिपोर्ट - इन रिपोर्टों में अध्ययन किये जा रहे विषय से सम्बंधित आंकड़े तथा तथ्य प्रस्तुत किए जाते है। उनका विश्लेषण या व्याख्या करके निष्कर्ष निकाले जाते है।
3. शोधात्मक रिपोर्ट - इन रिपोर्टों में किसी शोधकार्य के परिणामों को प्रस्तुत किया जाता है।
4. अनौपचारिक रिपोर्ट - ये वे रिपोर्ट है जो अनौपचारिक रूप से लिखी जाती है। इन्हें पत्र या मेमो के रूप में प्रस्तुत किया जाता है।
5. औपचारिक रिपोर्ट - ये वे रिपोर्ट है जो एक निश्चित क्रिया प्रणाली के अनुसार लिखी जाती है एवम एक निश्चित अधिकारी को प्रस्तुत की जाती है। ये दो प्रकार की होती है :
(i) वैधानिक रिपोर्ट - ये रिपोर्ट एक विशेष कानून के द्वारा निर्धारित कार्यप्रणाली के अनुसार लिखी जाती है।
(ii) गैर वैधानिक रिपोर्ट - ये औपचारिक रिपोर्ट है जिनका कोई कानूनी आधार नही होता।
6. नित्य कर्म रिपोर्ट - ये रिपोर्ट व्यवसाय से सम्बंधित रूटीन सूचनाएँ प्रस्तुत करने के लिए लिखी जाती है।
7. विशेष रिपोर्ट - ये रिपोर्ट किसी विशेष कार्य या अवसर के सम्बंध में लिखी जाती है।
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